Gestión de Eventos

Correo invitación

Permite seleccionar uno o más eventos para enviar invitación a los contactos contenidos en la base de datos caras. Para ello debe ejecutar los siguientes pasos: 1) Generar la actividad; 2) Seleccionar los contactos; 3) Emitir el correo

Generar una actividad a partir de un evento existente

Para que un evento pueda ser presentado en la lista de eventos debe hacer lo siguiente:

1. En el módulo de catalogación seleccione la base de datos eventos y entre al módulo de entrada de datos
2. Localize el evento para el cual se va a realizar una nueva actividad y en la ventana de presentación de los datos haga clic sobre el vínculo Nueva actividad
3. Complete los datos de la actividad que y manteniendo la situación en "Programado". Debe asignar un valor a los campos "Edición" y/o "Fecha de Inicio" ya que estos valores conjuntamente con el código del evento definen la actividad
4. Grabe el registro correspondiente

Luego, cuando se hace clic sobre la opción Correo invitación se presentarán todas las actividades creadas con el procedimiento anterior cuya situación sea Programada. Marque en la lista presentada las actividades para las cuales desea generar el correo de invitación.

Selección de los contactos para el envío del correo de invitación

Haga clic sobre el boton Buscar asociado a la etiqueta Selección de participantes para obtener el formulario de búsqueda avanzada de la base de datos de contactos (caras). Seleccione los términos de búsqueda y una vez que el formulario esté completo haga clic sobre el icon Buscar. Con ello se enviará la expresión de búsqueda al formulario para la generación del correo de invitación.

Una vez que haya seleccionado el o los eventos y obtenido la expresión de búsqueda para localización de los contactos, haga clic sobre Generar correos para continuar con el proceso

Emisión de los correos

Se presenta una página con la lista de contactos resultante de la búsqueda construída en el paso anterior. Puede seleccionar todos los contactos o marcar selectivamente los contactos para los cuales desea enviar el correo.

Si desea hacer el envío por lotes, puede utilizar las casillas de ingreso identificadas como:

Desde: Número secuencial del contacto a partir del cual desea realizar el envío de correos

Enviar en lotes de: Número de contactos a incluir a partir de la numeración inicial proporcionada en Desde

Puede utilizar el vínculo Ver invitación para presentar el modelo de invitación que se enviaría a los contactos seleccionados

Para proceder al envío de los correos use el vínculo Generar correos

Archivo de configuración para el envío de correos (correo.ini)

Este archivo de configuración se almacena en la carpeta central/eventos y posee los siguientes parámetros:

HOST	Url del host a utilizar como servidor de correos
PORT	Puerta asignada para el envío de correos
USERNAME	Usuario
PASSWORD	Clave
FROM	Dirección de correo electrónico del remitente
FROMNAME	Nombre del remitente
SUBJECT	Asunto
TEST	Coloque aquí una dirección de correo electrónico donde serán enviados todos los correos que se emitan. Equivale a trabajar en modo de prueba. Cuando se omite este parámetro los correos son enviados a las direcciones reales que están en la base de datos
PHPMAILER	Si este parámetro tiene el valor phpmailer, entonces el script correo.php utiliza la clase class.phpmailer.php para el envío de correos. De otra forma utiliza directamente el comando mail de php para el envío de correos
DATABASE_DIR	Indica la ruta completa donde está localizada la carpeta de bases de datos (usa las mismas bases de datos definidas en ABCD). Este parámetro es necesario para procesar la actualización e inscripción en WEB ya que en ese caso no se activa sesión alguna ni se pide login de usuario. La ruta especificada debe terminar con /
URL_SITE	Indica el Url a utilizar para localizar la página de inscripciones cuando la misma se activa a través del correo electrónico. Debe terminar con el nombre del programa a utilizar (act_w.php)

Ejemplo del archivo de configuración correo.ini utilizando una cuenta de gmail para el envío de correos:

      HOST=smtp.gmail.com
      PORT=465
      USERNAME=minciteventos@gmail.com
      PASSWORD=mincit2014
      FROM=no-reply@gmail.com
      FROMNAME=Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
      SUBJECT=El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo invita al Programa Miércoles de Capacitación
      TEST=minciteventos@gmail.com
      PHPMAILER=phpmailer
      DATABASE_DIR=/bases_abcd/mincit/
      URL_SITE=http://localhost:9091/central/eventos/act_w.php

Scripts utilizados

index.php	Menú principal del proceso de Gestión de Eventos
correo_invitacion.php	Presenta la lista de eventos que están en situación "Programdo" para que se seleccione aquellos para los cuales se va a enviar el correo de invitación. También premite abrir el formulario de búsqueda avanzada a efectos de seleccionar los contactos a los cuales se va a enviar el correo de invitación. Una vez suminstrada la información de entrada de activa el script correo_vistaprevia.php para continuar con el proceso de generación de correos
inscripcion.php	Permite inscribir directamente en un evento a los contactos seleccionados. Para ello se selecciona una actividad y se provee la expresión de búsqueda para selección de los contactos. Llama al script inscripcion_vistaprevia.php para seleccionar los contactos que se van a inscribir
gestionar_inscripciones.php	Para una actividad permite: Modificar la situación de los participantes inscritos (gestionar_inscripciones_ex.php) Emitir la lista de participantes al evento (lista_participantes.php) Emitir los certificados (generar_certificado.php)
buscar_eventos.php	Presenta la lista de los eventos cuya situación viene como parte del URL. Se inserta en la página a través de un iframe
correo_vistaprevia.php	Llamado desde correo_invitacion.php. Presenta la lista de contactos seleccionados para el envío de la invitación. Pueden seleccionarse todos los contactos o algunos de ellos. Terminada la selección el vínculo Generar correos envía la invitación a los contactos seleccionados. El vínculo Ver invitación presenta una ventana con la invitación que será enviada por correo, generada por el script invitacion_vistaprevia.php
inscripcion_vistaprevia.php	Activado por inscripcion.php presenta la lista de contactos recuperados desde la base de datos de contactos a través de la expresión de búsqueda proporcionada. Se pueden inscribir todos los contactos recuperados o realizar una inscripción selectiva Se verifica si los contactos ya están inscritos y en caso afirmativo no se habilita la inscripción
generar_certificado.php	Presenta los participantes inscritos a un evento a fin de que pueda seleccionarse la situación de aquellos participantes para los cuales se va a emitir certificado
generar_certificado_ex.php	Abre una nueva ventana con los certificados ya generados. Si se imprimen, cada certificado lo hará en nueva pagina
lista_participantes.php	Presenta la lista de los participantes inscritos para un evento para que se pueda producir el formato de impresión correspondiente, de acuerdo a la situación de los participantes
lista_participantes_imprimir.php	Presenta una ventana con la lista de participantes
gestionar_inscripciones_ex.php	Texto de celda
correos.php	Realiza el envío del correo. Lee el archivo correo.ini cuyos parámetros se explicaron anteriormente
generar_certificado_ex.php	Texto de celda
invitacion_vistaprevia.php	Utiliza el formato actividades/pfts/es/invitacion.pft para dar formato a la invitación a partir de la base de datos actividades. La invitación se genera en la forma de tabla y el nombre de las columnas de la misma se encuentra en el archivo actividades/pfts/es/invitacion_h.txt
Texto de celda	Texto de celda
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