Gestión de Eventos

NOTA: ESTAS OPCIONES NO ESTÁN DISPONIBLES EN LA DISTRIBUCIÓN NORMAL DE ABCD. SE INSTALAN SOLO COMO PARTE DE UNA CONSULTORÍA. Para mayor información consulte con asoisis@asoisis.org

Correo invitación

Permite seleccionar uno o más eventos para enviar invitación a los contactos contenidos en la base de datos caras. Para ello debe ejecutar los siguientes pasos: 1) Generar la actividad; 2) Seleccionar los contactos; 3) Emitir el correo

Generar una actividad a partir de un evento existente

Para que un evento pueda ser presentado en la lista de eventos debe hacer lo siguiente:

1. En el módulo de catalogación seleccione la base de datos eventos y entre al módulo de entrada de datos
2. Localize el evento para el cual se va a realizar una nueva actividad y en la ventana de presentación de los datos haga clic sobre el vínculo Nueva actividad
3. Complete los datos de la actividad que y manteniendo la situación en "Programado". Debe asignar un valor a los campos "Edición" y/o "Fecha de Inicio" ya que estos valores conjuntamente con el código del evento definen la actividad
4. Grabe el registro correspondiente

Luego, cuando se hace clic sobre la opción Correo invitación se presentarán todas las actividades creadas con el procedimiento anterior cuya situación sea Programada. Marque en la lista presentada las actividades para las cuales desea generar el correo de invitación.

Búsqueda de los contactos para el envío del correo de invitación

Haga clic sobre el boton Buscar asociado a la etiqueta Selección de participantes para obtener el formulario de búsqueda avanzada de la base de datos de contactos (caras). Seleccione los términos de búsqueda y una vez que el formulario esté completo haga clic sobre el icon Buscar. Con ello se enviará la expresión de búsqueda al formulario para la generación del correo de invitación.

Una vez que haya seleccionado el o los eventos y obtenido la expresión de búsqueda para localización de los contactos, haga clic sobre Generar correos para continuar con el proceso

Emisión de los correos

Selección de los contactos

Se presenta una página con la lista de contactos resultante de la búsqueda construída en el paso anterior. Puede seleccionar todos los contactos o marcar selectivamente los contactos para los cuales desea enviar el correo.

Si desea hacer el envío por lotes, puede utilizar las casillas de ingreso identificadas como:

Desde: Número secuencial del contacto a partir del cual desea realizar el envío de correos

Enviar en lotes de: Número de contactos a incluir a partir de la numeración inicial proporcionada en Desde

Puede utilizar el vínculo Ver invitación para presentar el modelo de invitación que se enviaría a los contactos seleccionados

Para proceder al envío de los correos use el vínculo Generar correos

Archivo de configuración para el envío de correos (correo.ini)

Este archivo de configuración se almacena en la carpeta central/eventos y posee los siguientes parámetros:

HOST	Url del host a utilizar como servidor de correos
PORT	Puerta asignada para el envío de correos
USERNAME	Usuario
PASSWORD	Clave
FROM	Dirección de correo electrónico del remitente
FROMNAME	Nombre del remitente
SUBJECT	Asunto
TEST	Coloque aquí una dirección de correo electrónico donde serán enviados todos los correos que se emitan. Equivale a trabajar en modo de prueba. Cuando se omite este parámetro los correos son enviados a las direcciones reales que están en la base de datos
PHPMAILER	Si este parámetro tiene el valor phpmailer, entonces el script correo.php utiliza la clase class.phpmailer.php para el envío de correos. De otra forma utiliza directamente el comando mail de php para el envío de correos
DATABASE_DIR	Indica la ruta completa donde está localizada la carpeta de bases de datos (usa las mismas bases de datos definidas en ABCD). Este parámetro es necesario para procesar la actualización e inscripción en WEB ya que en ese caso no se activa sesión alguna ni se pide login de usuario. La ruta especificada debe terminar con /
URL_SITE	Indica el Url a utilizar para localizar la página de inscripciones cuando la misma se activa a través del correo electrónico. Debe terminar con el nombre del programa a utilizar (act_w.php)

Ejemplo del archivo de configuración correo.ini utilizando una cuenta de gmail para el envío de correos:

      HOST=smtp.gmail.com
      PORT=465
      USERNAME=XXXXXs@gmail.com
      PASSWORD=XXXX2014
      FROM=no-reply@gmail.com
      FROMNAME=Nombre del organismo que envía la invitación
      SUBJECT=Asunto del correo
      TEST=xxxxxxxx@gmail.com
      PHPMAILER=phpmailer
      DATABASE_DIR=/bases_abcd/xxxxx/
      URL_SITE=xxxxxxxxxxxxxx

Inscripción de los contactos

La inscripción de los contactos puede realizarse por tres caminos:

1. Vía internet a través del correo de invitación
2. Directamente por el administrador de la base de datos, el cual puede inscribir un solo contacto o inscribir a todos los contactos resultantes de la aplicación de una consulta sobre la base de datos

Vía internet a través del correo de invitación

El usuario recibe el correo de invitación y puede solicitar la inscripción en el evento o modificar sus datos personales. La inscripción crea un registro en la base de datos inscripciones y lo coloca en situación inscrito

Directamente por el administrador de la base de datos

Inscribir un contacto

En este caso use el módulo de catalogación de ABCD siguiendo el siguiente procedimiento:

1. Seleccione la base de datos de usuarios
2. Seleccione el formato inscripciones
3. Localize el usuario que desea inscribir bien sea a través del formulario de búsqueda avanzada o utilizando la lista alfabética de nombres de usuarios
4. Como resultado de la búsqueda se presenta en el área de edición la información del usuario y la información de los eventos que están en situación "Programado". Además se presenta, para cada evento opciones que permiten:
   • Inscribir al usuario creando un registro en la base de datos inscripciones y colocando al usuario en situación de Asistente, o
   • Emitir el certificado en el caso en que el usuario posea como situación Asistente en la base de datos de inscripciones

Inscribir un grupo de contactos

Para inscribir directamente un grupo de contactos use la opción Inscripción en evento a través de la opción Gestión de Eventos del menú principal de ABCD.

Se presenta la lista de eventos Programados y el operador debe realizar una búsqueda sobre la base de datos para determinar la expresión a aplicar sobre la base de datos de contactos a efectos de obtener la lista de posibles participantes.

Obtenida la expresión, haga clic sobre Realizar inscripción. Como resultado se muestra la lista de contactos localizados desde la cual se puede seleccionar todos los contactos o marcar solo aquellos que requieren ser inscritos en el evento.

Completada la selección, haga click sobre Realizar inscripción.

En el proceso de inscripción ABCD verifica si el contacto no ha sido inscrito previamente en ese mismo evento. En caso negativo procede a crear el registro en la base de datos inscripciones colocando al contacto en situación Inscrito

Control de asistencia

Cuando se realiza el evento es necesario identificar los asistentes al mismo. Para ello utilize la opción Gestionar Inscripciones del menú de Gestión de Eventos.

La gestión de inscripciones permite:

1. Gestionar la situación de los participantes, esto es, cambiar la situación de un grupo o todos los participantes inscritos en el evento
2. Ingresar asistentes, colocando la lista de los documentos de identidad de los asistentes al evento. Si el documento de identidad existe en la base de datos de inscripciones la situación del participante se modifica a asistente. Si no existe se emite el mensaje correspondiente a efectos de crear el participante en la base de datos de contactos y proceder a su inscripción en el evento utilizando el formato inscripciones
3. Emitir la lista de participantes
4. Emitir los certificados, los cuales pueden ser enviados a un archivo PDF para su posterior impresion en forma local, o generar para cada asistente un correo al cual se anexa el certificado en formato PDF

Procesos

Gestión de usuarios

Inicializar base de datos temporal

dbinit.php

Cargar la base de datos temporal desde una tabla excel

cargar_temporal.php

Configurar y actualizar la tabla de conversión

tabla_conversion_configurar.php

Editar correo.ini

editar_correo_ini.php

Enviar correos a nuevos usuarios

enviar_correo.php

Buscar

dataentry/buscar.php

Generar correos

correo_vistaprevia.php

Ver invitacion

invitacion_vistaprevia.php

correo_01.pft

Editar formato invitación

dbadmin/leer_txt.php

Generar correo

correos.php

correo_01.pft

eventos/proteccion.php

Usuario recibe correo invitación

Inscribirse en la base de datos

act_w.php

Solicitar datos personales

act_w_participante.php

Formato de ingreso: act_web.fmt

proteccion.txt

Grabar datos personales

act_participante_ex.php

web_actualizacion.pft

Darse de baja de la lista

act_w_participante_eliminar_ex.php

caras: confirmar_baja_act.pft

caras_temp: confirmar_baja.pft

Scripts utilizados

index.php	Menú principal del proceso de Gestión de Eventos
correo_invitacion.php	Presenta la lista de eventos que están en situación "Programdo" para que se seleccione aquellos para los cuales se va a enviar el correo de invitación. También premite abrir el formulario de búsqueda avanzada a efectos de seleccionar los contactos a los cuales se va a enviar el correo de invitación. Una vez suminstrada la información de entrada de activa el script correo_vistaprevia.php para continuar con el proceso de generación de correos
inscripcion.php	Permite inscribir directamente en un evento a los contactos seleccionados. Para ello se selecciona una actividad y se provee la expresión de búsqueda para selección de los contactos. Llama al script inscripcion_vistaprevia.php para seleccionar los contactos que se van a inscribir
gestionar_inscripciones.php	Para una actividad permite: Modificar la situación de los participantes inscritos (gestionar_inscripciones_ex.php) Emitir la lista de participantes al evento (lista_participantes.php) Emitir los certificados (generar_certificado.php)
buscar_eventos.php	Presenta la lista de los eventos cuya situación viene como parte del URL. Se inserta en la página a través de un iframe
correo_vistaprevia.php	Llamado desde correo_invitacion.php. Presenta la lista de contactos seleccionados para el envío de la invitación. Pueden seleccionarse todos los contactos o algunos de ellos. Terminada la selección el vínculo Generar correos envía la invitación a los contactos seleccionados. El vínculo Ver invitación presenta una ventana con la invitación que será enviada por correo, generada por el script invitacion_vistaprevia.php
inscripcion_vistaprevia.php	Activado por inscripcion.php presenta la lista de contactos recuperados desde la base de datos de contactos a través de la expresión de búsqueda proporcionada. Se pueden inscribir todos los contactos recuperados o realizar una inscripción selectiva Se verifica si los contactos ya están inscritos y en caso afirmativo no se habilita la inscripción
generar_certificado.php	Presenta los participantes inscritos a un evento a fin de que pueda seleccionarse la situación de aquellos participantes para los cuales se va a emitir certificado
generar_certificado_ex.php	Abre una nueva ventana con los certificados ya generados. Si se imprimen, cada certificado lo hará en nueva pagina
lista_participantes.php	Presenta la lista de los participantes inscritos para un evento para que se pueda producir el formato de impresión correspondiente, de acuerdo a la situación de los participantes
lista_participantes_imprimir.php	Presenta una ventana con la lista de participantes
gestionar_inscripciones_ex.php	Texto de celda
correos.php	Realiza el envío del correo. Lee el archivo correo.ini cuyos parámetros se explicaron anteriormente
generar_certificado_ex.php	Texto de celda
invitacion_vistaprevia.php	Utiliza el formato actividades/pfts/es/invitacion.pft para dar formato a la invitación a partir de la base de datos actividades. La invitación se genera en la forma de tabla y el nombre de las columnas de la misma se encuentra en el archivo actividades/pfts/es/invitacion_h.txt
Texto de celda	Texto de celda
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