Difference between pages "Abcd.def" and "Inventory"

From ABCD Wiki
(Difference between pages)
Jump to: navigation, search
m
 
m
 
Line 1: Line 1:
−
Este archivo colocado en la carpeta bases, lee los siguientes parámetros para la identificación del encabezado y pié de página de las pantallas de de ABCD.
+
Para activar esta opción incluya el parámetro
 +
  barcode=Y
 +
en el archivo [[Dr path.def]]. Con ello se presentará el ícono [[File:Barcode.png]] en la barra de herramientas del módulo de catalogación para darle acceso al menú correspondiente.
  
−
Son obligatorios los siguientes:
+
Para tener acceso a esta opción el operador debe ser
−
  VERSION=1.2transitional
+
* '''Administrador del sistema''' o
−
  LEGEND1=2010  BIREME - Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud
+
* tener todos los permisos de catalogación sobre la base de datos o
−
  LEGEND2= Nombre de la Institución
+
* tener habilitado el permiso de '''Procesos de inventario'''
−
  URL1=http://www.bireme.br
 
−
  URL2=http://www.bireme.br
 
−
El valor del parámetro VERSION ahora se sustituye dinámicamente por la versión correspondiente al software liberado
 
  
−
Son opcionales los siguientes:
+
en la base de datos correspondiente.
−
{| class="wikitable" style="vertical-align:top;"
+
 
 +
Este proceso es una herramienta para apoyar la realización del inventario físico de la coleccion. Consta de los siguientes pasos '''los cuales deben ejecutarse justo en el orden como aparecen el menú''':
 +
 
 +
==Inicializar la base de datos de inventario==
 +
Esta opción crea una base de datos denominada '''abcd_inventory''' donde se van a almacenar todos los items provenientes de la colección. Esta base de datos se crea en la carpeta '''bases/abcd_inventory/data/''' y contiene los siguiente campos
 +
 
 +
{| class="wikitable"
 
|-
 
|-
−
! Parámetro !! Función
+
! Etiqueta !! Contenido !!
 
|-
 
|-
−
|valign=top| UNICODE || Usado en el script '''common/header.php''' para usar el '''charset=utf-8''' en el despliegue de las páginas. Las instalaciones normales de ABCD no usan este parámetro, el cual es obligatorio cuando se usa bases de datos con el juego de caracteres '''UNICODE'''. Puede ser redefinido para cada base de datos a través del archivo de configuración [[dr_path.def]]. 
+
|valign=top| 1 ||valign=top width=200| Tipo de material || Permite clasificar el inventario de acuerdo a parámetros establecidos por el usuario
 
|-
 
|-
−
|valign=top| CALENDAR || Especifica si se toman en cuenta los feriados en el cálculo de la suspensiones y multas <br>Y=SI se toman en cuenta los feriados, o sea, el número de días para el cálculo de la multa se obtiene de la diferencia entre la fecha real de devolución y la fecha programada de devolución<br>N=NO se toman en cuenta los feriados, o sea, se restan tantos dias a la fecha o lapso de multa como feriados se encuentren en el lapso
+
|valign=top| 10 ||valign=top width=200| Signatura topográfica || Del título al cual pertenece el item
 
|-
 
|-
−
| WEBRENOVATION || '''Y/N''' Para habilitar/deshabilitar la opción de renovación en línea
+
|valign=top| 15 ||valign=top width=200| Título ||  
 
|-
 
|-
−
| RESERVATION || '''N'''  Si se desea omitir la opción de reservas en los menues de préstamo. Si no está presente se asume '''Y'''
+
|valign=top| 20 ||valign=top width=200| Número de control || Del título al cual pertenece el item
 
|-
 
|-
−
| LOAN_POLICY || '''BY_USER''' Para indicar que el tipo de objeto del item a prestar se solicita al momento de procesar el préstamo. Esta opción debe usarse cuando no se presta desde la base de datos de copias y el inventario de los objetos a prestar no posee un subcampo con el tipo de objeto  Ver [http://abcdwiki.net/wiki/es/index.php?title=D%C3%ADas_pr%C3%A9stamo/renovaci%C3%B3n Días de préstamo/renovación]
+
|valign=top| 30 ||valign=top width=200| Número de inventario extraído desde la base de datos catalográfica ||valign=top| Se coloca aquí el número de inventario que posee el item en la base de datos catalográfica
 
|-
 
|-
−
| EMAIL || '''Y/N''' Para habilitar/deshabilitar el envío de correos de recordatorio de vencimiento de préstamos
+
|valign=top| 40 ||valign=top width=200| Fecha de extracción || Fecha en la cual se creó el registro del item extraido en la base de datos catalográfica
 
|-
 
|-
−
| AC_SUSP || Establece la fecha desde la cual comienza una suspensión. <br>El valor '''Y''' indica que debe comenzar a partir de la última suspensión activa del usuario.<br>El valor '''N''' indica que comienza a partir del día en que se registra. Si está ausent este parámetro se asume '''Y'''
+
|valign=top| 50 ||valign=top width=200| Número de inventario proveniente del inventario físico || Se graba este campo al procesar la hoja con el inventario físico. Si un item del físico no se consigue entonces se crea un registro donde se graba en este campo el número de inventario del item correspondiente
 
|-
 
|-
−
|ASK_LPN || Este parámetro con valor '''Y''' indica que los días de préstamo/renovación no se toman de la política y se presenta una casilla para suministrar este valor
+
|valign=top| 60 ||valign=top width=200| Fecha de carga || Fecha en la cual se registró el item desde el inventario físico
 
|-
 
|-
−
| ILLOAN ||
+
|valign=top| 70 ||valign=top width=200| Número de inventario proveniente de préstamo || Las transacciones de préstamo se procesan contra el inventario. Se graba este campo si existe alguna coincidencia bien sea con los items provenientes de la base de datos o con los items provenientes del inventario físico. Si no se localiza el número de inventario entonces se crea un nuevo registro colocando el número de inventario en este campo
 
|-
 
|-
−
| PROFILES_PATH || Indica la dirección donde está localizado el archivo que tiene la definición de todos los parámetros habilitados para definir la permisología de los operadores (profiles.tab). Por defecto este archivo está localizado en la carpeta par/profiles del espacio de bases de datos activo, pero esta opción se habilita para facilitar el trabajo en aquellas    instalaciones que tienen varias carpetas de bases de datos.
+
|valign=top| 80 ||valign=top width=200| Fecha de carga || Fecha en la cual se hizo la correspondencia del item con las transacciones de préstamo
 
|-
 
|-
−
| DIRTREE|| Habilita / deshabilita el permiso para explorar la carpeta de la base de datos activa o las carpetas www, par y wrk de la carpeta de bases de datos.
+
|valign=top| 90 ||valign=top width=200| Código de usuario || Código del usuario que tiene el item prestamo
 +
|-
 +
|valign=top| 100 ||valign=top width=200| Fecha de devolución || Del item prestado
 +
|-
 +
|valign=top| 110 ||valign=top width=200| Fecha de préstamo || Del item prestado
 +
|}
  
−
Si el parámetro está habilitado y el usuario es el administrador del sistema, en el menú principal del módulo de catalogación, bajo la sección '''Administracion''' se presenta una opción que permite explorar la carpeta donde están almacenadas todas las bases de datos
+
Esta descripción nos ayudará a determinar
  
−
Si el parámetro está habilitado y el usuario es el administrator del sistema o tiene habilitado el parámetro '''Explorar el directorio de las bases de datos''' en su perfil de usuario, en menú correspondiente a los utilitarios de la base de datos se presentan las opciones '''Explorar carpeta base de datos''' para tener acceso a los archivos de la base de datos seleccionada , y '''Explorar las carpetas del sistema''' para tener acceso al contenido de las carpetas '''par''', '''wwww''' y '''wrk'''
+
# Los items que están en la colección pero no existen en el inventario físico
−
|-
+
# Los items que están en el inventario físico pero no están registrados en la colección
−
| DIRTREE_EXT || Establece las extensiones de los archivos que se permite mostrar cuando se hace la exploración de la carpeta "bases", la carpeta de una base de datos en particular, par, www o wrk. Las extensiones por defecto son:
+
# Los items que no están en el inventario físico porque están prestados
  
−
*.def,*.iso,*.png,*.gif,*.jpg,*.pdf,*.xrf,*.mst,*.n01,*.n02,*.l01,*.l02,*.cnt,*.ifp,*.fmt,*.fdt,*.pft,*.fst,*.tab,
+
A fin de facilitar la carga y localización de los items provenientes de las diferentes fuentes, se crea la siguiente FST:
−
*.txt,*.par,*.html,*.zip,
 
−
 
 
−
Si agrega una nueva extensión debe seguir el formato que se muestra
 
  
 +
{| class="wikitable"
 
|-
 
|-
−
| colspan=2|<strong>Identificación, Logo y Estilos</strong>
+
! ID !! Técnica !! Formato !!
−
<br>
 
−
[[File:Layaout.png|marco|izquierda]]
 
 
|-
 
|-
−
| LEGEND1|| Altera la primera línea del pie de página  (obligatorio)
+
|valign=top|1 ||valign=top| 0 ||valign=top| "TM_"v1||Tipo de material ||
 
|-
 
|-
−
| LEGEND2 || Altera la segunda línea del pie de página (obligatorio)
+
|valign=top| 10 ||valign=top| 0 ||valign=top| "ST_"v10 ||valign=top| Signatura topográfica
 
|-
 
|-
−
| LEGEND3 || Altera la tercera línea del pie de página
+
|valign=top| 15 ||valign=top| 0 ||valign=top| "TI_"v15 || Título
 
|-
 
|-
−
| URL1 || URL para la primera línea
+
|valign=top| 20 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NC_"v20 || Número de control
 
|-
 
|-
−
| URL2 || URL para la segunda linea
+
|valign=top| 30 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NIBD_"v30 || Número de inventario cargado desde la base de datos catalografica
 
|-
 
|-
−
| URL2|| URL para la tercera línea
+
|valign=top| 40 ||valign=top| 0 ||valign=top| "FEBD_"v40 || Fecha en la cual se cargo el número de inventario desde la base de datos catalográfica
 
|-
 
|-
−
| LOGO || Indicar el URL del logo a ser utiizado par identificar los encabezamientos de las ventanas
+
|valign=top| 50 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NIFI_"v50 || Número de inventario cargado desde el inventario físico
 
|-
 
|-
−
| LOGO_OPAC || Url del logo que se despliega en la solicitud de clave, estado de cuenta y reservas en línea
+
|valign=top| 60 ||valign=top| 0 ||valign=top| "FEFI_"v60 || Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde el inventario físico
 
|-
 
|-
−
|valign=top| CSS_NAME  || Indica el nombre de la carPeta donde están definidos los archivos de estilo ser utilizados. La carpeta con los estilos debe ser colocada como una subcarpeta dentro de central/css (ver [[Cambiar la apariencia (colores y/o iconos) utilizados en la interfaz de una carpeta de bases de datos]]. Otra opción para ajustar los colores del interfaz es utilizar los parámetros que se mencionan a continuación:
+
|valign=top| 70 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NIPR_"v70 || Número de inventario cargado desde la base de datos de transacciones de préstamo
 
|-
 
|-
−
| BODY_BACKGROUND  || Color de fondo de la ventana de ABCD 
+
|valign=top| 80 ||valign=top| 0 ||valign=top| "FEPR_"v70 || Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde la base de datos de transacciones de préstamos
 
|-
 
|-
−
| HEADING || Color del área donde se muestra el logo, la información del usuario y la información de la base de datos seleccionada
+
|valign=top| 30 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NI_"v30 / "NI_"v50 / "NI_"v70  || Para localizar el número de inventario independientemente desde donde ha sido cargado
 
|-
 
|-
−
| USERINFO_FONTCOLOR || Color de las letras de las etiquetas con la información del usuario, lista de bases de datos, lista de lenguajes y lista de módulos
+
|valign=top| 50 ||valign=top|0 ||valign=top|if p(v50) and a(v30) then 'FINBD_'v50 fi ||valign=top|Está en el inventario físico pero no en la base de datos
 
|-
 
|-
−
| SECTIONINFO || Color de fondo donde se muestra el nombre del proceso y base de datos activa
+
|valign=top| 30 ||valign=top|0 ||valign=top|if p(v70) and a(v30) then 'PRNBD_'v70 fi ||valign=top|Está en préstamo pero no en la base de datos
−
|-
 
−
| SECTIONINFO_FONTCOLOR || Color de las letras del SECTIONINFO
 
−
|-
 
−
| HELPER || Color del área donde se muestran los enlaces de ayuda y el nombre del script que se está ejecutandC
 
−
|-
 
−
| HELPER_FONTCOLOR || Color de las letras del area HELPER
 
−
|-
 
−
| FOOTER || Color de fondo del pie de página
 
−
|-
 
−
| FOOTER_FONTCOLOR || Color de las letras del pie de página
 
−
|-
 
−
| BG_WEB || Color de fondo de la ventana de solicitud de clave para los procesos en línea
 
−
|-
 
−
| FRAME_1H || Define, en la ventana de catalogación, el tamaño del marco donde se muestra el logo de la institución y los menues de módulos, bases de datos y lenguajes. Si no está presente se asume 90px
 
−
[[Archivo:Frames.png|marco|izquierda]]
 
−
|-
 
−
| FRAME_2H || Define, en la ventana de catalogación, el tamaño del marco donde se muestra barra de herramientas. Si no está presente se hace un cálculo dependiendo de la resolución del monitor: Si es mayor de 1200px el tamaño de este marco es de 45px; si es menor o igual a 1200px el tamaño de este marco es de 65px . Si el tamaño del marco es mayor de 48px la barra de herramientas se coloca en dos líneas independientemente de la resolución del monitor
 
 
|}
 
|}
  
−
  Si en el '''abcd.def''' se encuentra algún parámetro que no esté en esta lista el mismo no se descarta sino
+
==Cargar los items del inventario desde la base de datos catalográfica==
−
  se presenta en la hoja edición a efectos de no perder su valor.  Si el valor del parámetro se elimina entonces
+
 
−
  al actualizar el archivo abcd.def también se descartará el parámetro. Esto se hace con el fin de mantener parámetros
+
Este proceso carga el inventario desde la base de datos biblo y los pasa a la base de datos de inventario (abcd_inventory)
−
  no identificados que pudieran incidir sobre la ejecución de los procesos de ABCD
+
 
 +
Lee todos los registros de la base de datos biblo y por cada ocurrencia del campo repetible de inventario crea un registro en la base de datos de inventario (abcd_inventory)
 +
 
 +
Puede tardar varios minutos dependiendo del número de registros de la base de datos biblo y del número de items del inventario.
 +
 
 +
Se presenta un enlace para configurar la forma como van ser extraídos los campos de la base de datos catalográfica para crear el registro de inventario. Los campos que se configuran son los siguientes:
 +
 
 +
'''Formato para localizar el número de clasificacion''' coloque en este recuadro la pft a aplicar sobre la base de datos catalográfica para colocar el número de clasificación correspondiente al título al cual pertenece el item de inventario
 +
 
 +
'''Formato para localizar el número de inventario''' corresponde al formato que se aplicará sobre el registro de la base de datos catalográfica para extraer los números de inventario de los títulos. No se formula como campo repetible, o sea, no debe incluir paréntesis
 +
 
 +
'''Formato de extracción del titulo''' formato a aplicar sobre el registro catalográfico para obtener el título al cual corresponde el número de inventario
  
−
Existen parámetros adicionales para el manejo de las clave de acceso que se le asignan a los operadores de ABCD:
+
'''Formato de extracción del número de control''' formato  aplicar sobre el registro catalográfico para extraer el número de control
−
{| class="wikitable"
+
 
−
|-
+
'''Formato para extraer el tipo de registro''' formato a aplicar sobre el registro catalográfico para extraer el tipo de registro correspondiente al título del cual forma parte el item
−
! Parámetro  !! Significado
+
 
−
|-
+
'''Formato para extraer la información del item''' formato a aplicar sobre el registro catalográfico para llevarse la información del item que se está extrayendo. Esta información se almacena en el campo 120 de la base de datos abcd_inventory por lo que se recomienda usar subcampos si se desea almacenar más de un campo. Por ejemplo, si está trabajando con un campo repetible con subcampos (v900) para almacenar la información de los items entonces pued colocar '''v900'''. Note que no se incluyen los paréntesis si el caracter de salto de línea.
−
| SECURE_PASSWORD_LENGTH || Largo mínimo que debe tener la clave de acceso para que sea considerada válida
+
  El campo generado con este formato puede tener subcampos por lo que si se quiere transferir información del
−
|-
+
  item selectivamente hay que agregar los subcampos como pre-literales repetibles.
−
|style="vertical-align:top;"| SECURE_PASSWORD_LEVEL || Nivel de seguridad que se le desea asignar a la clave de acceso según las siguientes posibilidades: <BR>
+
      Ejm. |^a|v900^q
−
    0  Verifica solo que la clave esté presente
+
  Si el campo no es parte de la información del item, por ejemplo, la fecha de edicion, hay que hacer referencia
−
    1 Verifica que la clave cumpla con la longitud establecida en el  
+
  a la primera ocurrencia del campo correspondiente ya que con ese valor internamente se
−
        parámetro SECURE_PASSWORD_LENGTH
+
 
−
    2  Además de los anteriores, verifica que exista un caracter alfabético en minúscula
+
Con esta información se estructura el registro de la base de datos de inventario (abcd_inventory). Se coloca en el campo 40 la fecha del dia.
−
    3  Además de los anteriores, verifica que exista al menos un caracter numérico
+
 
−
    4  Además de los anteriores, verifica que exista al menos una letra mayúscula
+
== Generar la lista invertida de la base de datos de inventario (abcd_inventory) ==
−
    5  Además de los anteriores, verifica que exista al menos un caracter especial:
+
 
−
        .,!@#$%^&*?_~\-£()
+
Una vez creados todos los items que forman parte de la base de datos catalográfica debe procederse a generar la lista invertida para permitir el proceso de compaginación con el inventario físico y con las transacciones de préstamo
−
|}
+
 
 +
 
 +
==Transacciones de préstamo==
 +
 
 +
En este paso se leen las transacciones de préstamo y se localizan los números de inventario (usando el prefijo NI_). Si se localiza el número de inventario se agregan los campos 70, 80, 90, 100 y 110. Si el registro no se localiza se crea un nuevo registro con los campos 70, 80, 90, 100 y 110
 +
 
 +
==Cargar el inventario físico de la colección==
 +
 
 +
La fuente del inventario físico se acepta desde una hoja de cálculo a razón de un número de inventario por línea. Este número de inventario se intenta localizar en la base de datos (campo 30). Si existe se agrega al registro los campos 50 y 60. Si no existe se crea un registro nuevo con los campos 50 y 60.
 +
 
 +
Al iniciar el proceso de presenta una pantalla que permite subir la hoja del inventario físico. Haga clic sobre el botón '''Browse''', seleccione la hoja con el inventario físico y a continuacion haga clic sobre '''Subir archivo'''.
 +
 
 +
Se presentará una ventana con la información del archivo subido. Haga entonces clic en '''Cargar en la base de datos'''.
  
 +
Se inicia el proceso de lectura de la hoja del inventario físico y se intenta ubicar cada item en la base de datos '''abcd_inventory''' utilizando la siguiente expresión de búsqueda:
 +
  NI_''inventario_físico''
  
−
Ejemplo:
+
Esto significa que cadá número de inventario proveniente del inventario físico intenta localizarse, bien sea proveniente de la base de datos catalográfica o verificando si ya a sido cargado desde el inventario físico. Esta última búsqueda para evitar que el mismo número de inventario se cargue dos veces desde el físico.
−
    SECURE_PASSWORD_LENGTH=8
 
−
    SECURE_PASSWORD_LEVEL=5
 
−
      abcABC1*  es válida
 
−
      abcABC1  es inválida
 
  
−
La validacion de la clave se encuentra en el script '''central/dataentry/password_check.js''' y requiere la actualización a la versión 1.5
+
Si se localiza el registro como proveniente de la base de datos catalográfica se graba el número de inventario en el campo 50 y la fecha de carga en el campo 60. Si el número de inventario proveniente del físico no se localiza entonces se crea un nuevo registro con los campos 50 y 60.
  
−
Estos parámetros están accesibles a través del script config_extended.php
+
Se emite un reporte que posee las siguiente columnas:
 +
    Número de inventario proveniente de la base de datos
 +
    Número de inventario proveniente del inventario físico
 +
    Mfn del registro en el inventario físico
  
 +
Si un número proveniente del inventario físico no está en la base de datos catalográfica solo aparecerá la segunda columna
  
−
'''Asignar a una base de datos una versión específica del wxis y del mx, de acuerdo a las características de la misma'''
 
  
−
Por defecto las bases de datos de ABCD se trabajan con la versión 16-60 del CISIS.  Sin embargo, si se desea trabajar una base de datos en particular con otra versión del CISIS proceda como sigue:
+
==Emitir reporte==
−
<ol>
 
−
<li>Defina bajo la carpeta cgi-bin una subcarpeta (por ejemplo 10-30) donde almacenará los ejecutables de la versión del CISIS requeridos</li>
 
−
<li>Indique en el parámetro '''cisis_ver''' del archivo de configuración '''dr_path.def''' el nombre de una subcarpeta contenida en la carpeta cgi_bin en la cual colocará los ejecutables a utilizar para gestionar esa base de datos. Este nombre reemplazará a la variable '''$cisis_ver'''  a la cual se hace referencia en el parámetro '''Wxis''' de config.php</li>
 
−
    Ejemplo:
 
−
    cisis_ver=10-30
 
−
</ol>
 
  
−
  Independientemente de la versión de '''cisis''' utilizada el ejecutable '''wxis''' debe llamarse '''wxis.exe'''
+
Los reportes pueden configurarse utilizando el módulo de reportes de ABCD

Latest revision as of 21:22, 6 January 2020

Para activar esta opción incluya el parámetro 

  barcode=Y

en el archivo Dr path.def. Con ello se presentará el ícono Barcode.png en la barra de herramientas del módulo de catalogación para darle acceso al menú correspondiente.

Para tener acceso a esta opción el operador debe ser

  • Administrador del sistema o
  • tener todos los permisos de catalogación sobre la base de datos o
  • tener habilitado el permiso de Procesos de inventario

en la base de datos correspondiente.

Este proceso es una herramienta para apoyar la realización del inventario físico de la coleccion. Consta de los siguientes pasos los cuales deben ejecutarse justo en el orden como aparecen el menú:

Inicializar la base de datos de inventario

Esta opción crea una base de datos denominada abcd_inventory donde se van a almacenar todos los items provenientes de la colección. Esta base de datos se crea en la carpeta bases/abcd_inventory/data/ y contiene los siguiente campos

Etiqueta Contenido
1 Tipo de material Permite clasificar el inventario de acuerdo a parámetros establecidos por el usuario
10 Signatura topográfica Del título al cual pertenece el item
15 Título
20 Número de control Del título al cual pertenece el item
30 Número de inventario extraído desde la base de datos catalográfica Se coloca aquí el número de inventario que posee el item en la base de datos catalográfica
40 Fecha de extracción Fecha en la cual se creó el registro del item extraido en la base de datos catalográfica
50 Número de inventario proveniente del inventario físico Se graba este campo al procesar la hoja con el inventario físico. Si un item del físico no se consigue entonces se crea un registro donde se graba en este campo el número de inventario del item correspondiente
60 Fecha de carga Fecha en la cual se registró el item desde el inventario físico
70 Número de inventario proveniente de préstamo Las transacciones de préstamo se procesan contra el inventario. Se graba este campo si existe alguna coincidencia bien sea con los items provenientes de la base de datos o con los items provenientes del inventario físico. Si no se localiza el número de inventario entonces se crea un nuevo registro colocando el número de inventario en este campo
80 Fecha de carga Fecha en la cual se hizo la correspondencia del item con las transacciones de préstamo
90 Código de usuario Código del usuario que tiene el item prestamo
100 Fecha de devolución Del item prestado
110 Fecha de préstamo Del item prestado

Esta descripción nos ayudará a determinar

  1. Los items que están en la colección pero no existen en el inventario físico
  2. Los items que están en el inventario físico pero no están registrados en la colección
  3. Los items que no están en el inventario físico porque están prestados

A fin de facilitar la carga y localización de los items provenientes de las diferentes fuentes, se crea la siguiente FST:

ID Técnica Formato
1 0 "TM_"v1 Tipo de material
10 0 "ST_"v10 Signatura topográfica
15 0 "TI_"v15 Título
20 0 "NC_"v20 Número de control
30 0 "NIBD_"v30 Número de inventario cargado desde la base de datos catalografica
40 0 "FEBD_"v40 Fecha en la cual se cargo el número de inventario desde la base de datos catalográfica
50 0 "NIFI_"v50 Número de inventario cargado desde el inventario físico
60 0 "FEFI_"v60 Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde el inventario físico
70 0 "NIPR_"v70 Número de inventario cargado desde la base de datos de transacciones de préstamo
80 0 "FEPR_"v70 Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde la base de datos de transacciones de préstamos
30 0 "NI_"v30 / "NI_"v50 / "NI_"v70 Para localizar el número de inventario independientemente desde donde ha sido cargado
50 0 if p(v50) and a(v30) then 'FINBD_'v50 fi Está en el inventario físico pero no en la base de datos
30 0 if p(v70) and a(v30) then 'PRNBD_'v70 fi Está en préstamo pero no en la base de datos

Cargar los items del inventario desde la base de datos catalográfica

Este proceso carga el inventario desde la base de datos biblo y los pasa a la base de datos de inventario (abcd_inventory)

Lee todos los registros de la base de datos biblo y por cada ocurrencia del campo repetible de inventario crea un registro en la base de datos de inventario (abcd_inventory)

Puede tardar varios minutos dependiendo del número de registros de la base de datos biblo y del número de items del inventario.

Se presenta un enlace para configurar la forma como van ser extraídos los campos de la base de datos catalográfica para crear el registro de inventario. Los campos que se configuran son los siguientes:

Formato para localizar el número de clasificacion coloque en este recuadro la pft a aplicar sobre la base de datos catalográfica para colocar el número de clasificación correspondiente al título al cual pertenece el item de inventario

Formato para localizar el número de inventario corresponde al formato que se aplicará sobre el registro de la base de datos catalográfica para extraer los números de inventario de los títulos. No se formula como campo repetible, o sea, no debe incluir paréntesis

Formato de extracción del titulo formato a aplicar sobre el registro catalográfico para obtener el título al cual corresponde el número de inventario

Formato de extracción del número de control formato aplicar sobre el registro catalográfico para extraer el número de control

Formato para extraer el tipo de registro formato a aplicar sobre el registro catalográfico para extraer el tipo de registro correspondiente al título del cual forma parte el item

Formato para extraer la información del item formato a aplicar sobre el registro catalográfico para llevarse la información del item que se está extrayendo. Esta información se almacena en el campo 120 de la base de datos abcd_inventory por lo que se recomienda usar subcampos si se desea almacenar más de un campo. Por ejemplo, si está trabajando con un campo repetible con subcampos (v900) para almacenar la información de los items entonces pued colocar v900. Note que no se incluyen los paréntesis si el caracter de salto de línea. 

  El campo generado con este formato puede tener subcampos por lo que si se quiere transferir información del
  item selectivamente hay que agregar los subcampos como pre-literales repetibles. 
      Ejm. |^a|v900^q
  Si el campo no es parte de la información del item, por ejemplo, la fecha de edicion, hay que hacer referencia 
  a la primera ocurrencia del campo correspondiente  ya que con ese valor internamente se

Con esta información se estructura el registro de la base de datos de inventario (abcd_inventory). Se coloca en el campo 40 la fecha del dia.

Generar la lista invertida de la base de datos de inventario (abcd_inventory)

Una vez creados todos los items que forman parte de la base de datos catalográfica debe procederse a generar la lista invertida para permitir el proceso de compaginación con el inventario físico y con las transacciones de préstamo


Transacciones de préstamo

En este paso se leen las transacciones de préstamo y se localizan los números de inventario (usando el prefijo NI_). Si se localiza el número de inventario se agregan los campos 70, 80, 90, 100 y 110. Si el registro no se localiza se crea un nuevo registro con los campos 70, 80, 90, 100 y 110

Cargar el inventario físico de la colección

La fuente del inventario físico se acepta desde una hoja de cálculo a razón de un número de inventario por línea. Este número de inventario se intenta localizar en la base de datos (campo 30). Si existe se agrega al registro los campos 50 y 60. Si no existe se crea un registro nuevo con los campos 50 y 60.

Al iniciar el proceso de presenta una pantalla que permite subir la hoja del inventario físico. Haga clic sobre el botón Browse, seleccione la hoja con el inventario físico y a continuacion haga clic sobre Subir archivo.

Se presentará una ventana con la información del archivo subido. Haga entonces clic en Cargar en la base de datos.

Se inicia el proceso de lectura de la hoja del inventario físico y se intenta ubicar cada item en la base de datos abcd_inventory utilizando la siguiente expresión de búsqueda: 

  NI_inventario_físico

Esto significa que cadá número de inventario proveniente del inventario físico intenta localizarse, bien sea proveniente de la base de datos catalográfica o verificando si ya a sido cargado desde el inventario físico. Esta última búsqueda para evitar que el mismo número de inventario se cargue dos veces desde el físico.

Si se localiza el registro como proveniente de la base de datos catalográfica se graba el número de inventario en el campo 50 y la fecha de carga en el campo 60. Si el número de inventario proveniente del físico no se localiza entonces se crea un nuevo registro con los campos 50 y 60.

Se emite un reporte que posee las siguiente columnas: 

   Número de inventario proveniente de la base de datos
   Número de inventario proveniente del inventario físico
   Mfn del registro en el inventario físico

Si un número proveniente del inventario físico no está en la base de datos catalográfica solo aparecerá la segunda columna


Emitir reporte

Los reportes pueden configurarse utilizando el módulo de reportes de ABCD

Retrieved from "http://abcdwiki.net/index.php?title=Abcd.def&oldid=2156"