Tipos de registro

Si la información que se rellena en una base de datos no es la misma en todos los casos y depende de las características del material que se está ingresando, entonces podemos decir que la base de datos posee Tipos de Registro. Un ejemplo de este tipo de estructura se observa en la base de datos bibliográfica definida con el formato CEPAL en la cual la FDT posee todos los campos que se pueden registrar y luego los mismos están agrupados en diferentes hojas de ingreso que reflejan sólo aquellos que corresponden a un tipo de material.

Para definir una base de datos con diferentes tipos de registro siga las siguientes instrucciones a partir del menú Definición de bases de datos

Crear las hojas de entrada

• Defina la FDT general de la base de datos con todos los campos existentes
• Defina en la FDT uno o dos campos donde se registrará el tipo de registro de cada material (ejemplo 4 y 6 en la base de datos CEPAL incluída en la demostración
• Establezca los códigos de registro

  Ejemplo:
  Tipo de registro                   campo 4      campo 6
  Monografía                            M             m
  Analítica de monografía               M             a
  Publicación seriada                   S             s
  Analítica de seriada                  S             a
  Tesis                                 T             M
  Colección                             C             C
  Monografía de colección               M             c

• Defina las Hojas de trabajo seleccionando los campos que corresponden a cada tipo de registro. Dele un nombre a cada hoja de trabajo y almacénela.

  Nota: Si marca la opción Vincular todos los campos con la FDT los cambios que se realizen sobre          la FDT serán reflejados en la hoja de entrada, excepto cuando se trate de adiciones o eliminaciones 

Repita este proceso tantas veces como tipos de registro haya definido.

Vincular las hojas de trabajo a los tipos de registro

Una vez que haya definido las hojas de trabajo debe proceder a vincularlas a los tipos de registro. Para ello seleccione la opción Tipos de registro del menú de definición de bases de datos y rellene la siguiente información: