Inventory

Este proceso es una herramienta para apoyar la realización del inventario físico de la coleccion. Consta de los siguientes pasos:

1. Inicializar la base de datos de inventario
2. Cargar en la base de datos de inventario todos los items provenientes de la base de datos catalográfica
3. Cargar el inventario físico de la colección
4. Consolidar los items con el inventario físico y con las transacciones de préstamo
5. Emitir el reporte de inventario

Inicializar la base de datos de inventario

Esta opción crea una base de datos denominada abcd_dbn_inventory donde se van a almacenar todos los items provenientes de la colección (dbn es el nombre de la base de datos catalográfica desde la cual provienen los items). Esta base de datos se crea en la carpeta bases/abcd_dbn_inventory/data/ y contiene los siguiente campos

Etiqueta	Contenido
10	Signatura topográfica
15	Título
20	Número de control
30	Número de inventario extraído desde la base de datos catalográfica
40	Fecha de extracción
50	Número de inventario proveniente del inventario físico
60	Fecha de carga
70	Número de inventario proveniente de préstamo
80	Fecha de carga
90	Código de usuario
100	Fecha de devolución

Esta descripción nos ayudará a determinar

1. Los items que están en la colección pero no existen en el inventario físico
2. Los items que están en el inventario físico pero no están registrados en la colección
3. Los items que no están en el inventario físico porque están prestados

A fin de facilitar la carga y localización de los items provenientes de las diferentes fuentes, se crea la siguiente FST:

ID	Técnica	Formato
10	0	"ST_"v10
15	0	"TI_"v15
20	0	"NC_"v20
30	0	"NIBD_"v30
40	0	"FEBD_"v40
50	0	"NIFI_"v50
60	0	"FEFI_"v60
70	0	"NIPR_"v70
80	0	"FEPR_"v70

==Cargar los items desde la base de datos catalográfica Este proceso lee la base de datos catalográfica, por rango de MFN y crea un registro de inventario por cada ocurrencia del campo correspondiente a la existencias. Se debe suministrar la FST de extracción de los siguientes datos:

1. Signatura topográfica o número de clasificación
2. Título
3. Número de inventario

Con esta información se crea el registro y se coloca en el campo 40 la fecha del dia

Cargar el inventario físico de la colección

La fuente del inventario físico se acepta desde una hoja de cálculo o un archivo txt a razón de un número de inventario por línea. Este número de inventario se intenta localizar en la base de datos (campo 30). Si existe se agrega al registro los campos 50 y 60. Si no existe se crea un registro nuevo con los campos 50 y 60

Transacciones de préstamo

En este paso se leen las transacciones de préstamo y se localizan los números de inventario, primero aquellos provenientes del campo 30 y si este no existe entonces se busca desde el campo 60. Si se localiza el número de inventario se agregan los campos 70, 80, 90 y 100. Si el registro no se localiza se crea un nuevo registro con los campos 70, 80, 90 y 100

Emitir reporte

En este paso se lee la base de datos de inventario y se reportan los items que estén la siguiente situación:

1. Existen en la colección pero no en el inventario físico y no están prestados
2. Existen en el inventario fisico pero no están registrados en la colección
3. Están prestados pero no están registrados en la colección