Difference between revisions of "Inventory"

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Para activar esta opción incluya el parámetro
 
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en el archivo [[Dr path.def]]. Con ello se presentará el ícono [[Archivo:Barcode.png]] en la barra de herramientas del módulo de catalogación para darle acceso al menú correspondiente.
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en el archivo [[Dr path.def]]. Con ello se presentará el ícono [[File:Barcode.png]] en la barra de herramientas del módulo de catalogación para darle acceso al menú correspondiente.
  
 
Para tener acceso a esta opción el operador debe ser  
 
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en la base de datos correspondiente.
 
en la base de datos correspondiente.
  
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Este proceso es una herramienta para apoyar la realización del inventario físico de la coleccion. Consta de los siguientes pasos:
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Este proceso es una herramienta para apoyar la realización del inventario físico de la coleccion. Consta de los siguientes pasos '''los cuales deben ejecutarse justo en el orden como aparecen el menú''':
  
 
==Inicializar la base de datos de inventario==
 
==Inicializar la base de datos de inventario==
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{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
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! Etiqueta !! Contenido
+
! Etiqueta !! Contenido !!
 
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−
| 10 || Signatura topográfica
+
|valign=top| 1 ||valign=top width=200| Tipo de material || Permite clasificar el inventario de acuerdo a parámetros establecidos por el usuario
 
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| 15 || Título
+
|valign=top| 10 ||valign=top width=200| Signatura topográfica || Del título al cual pertenece el item
 
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−
| 20 || Número de control
+
|valign=top| 15 ||valign=top width=200| Título ||  
 
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−
| 30 || Número de inventario extraído desde la base de datos catalográfica
+
|valign=top| 20 ||valign=top width=200| Número de control || Del título al cual pertenece el item
 
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−
| 40 || Fecha de extracción
+
|valign=top| 30 ||valign=top width=200| Número de inventario extraído desde la base de datos catalográfica ||valign=top| Se coloca aquí el número de inventario que posee el item en la base de datos catalográfica
 
|-
 
|-
−
| 50 || Número de inventario proveniente del inventario físico
+
|valign=top| 40 ||valign=top width=200| Fecha de extracción || Fecha en la cual se creó el registro del item extraido en la base de datos catalográfica
 
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|-
−
| 60 || Fecha de carga
+
|valign=top| 50 ||valign=top width=200| Número de inventario proveniente del inventario físico || Se graba este campo al procesar la hoja con el inventario físico. Si un item del físico no se consigue entonces se crea un registro donde se graba en este campo el número de inventario del item correspondiente
 
|-
 
|-
−
| 70 || Número de inventario proveniente de préstamo
+
|valign=top| 60 ||valign=top width=200| Fecha de carga || Fecha en la cual se registró el item desde el inventario físico
 
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|-
−
| 80 || Fecha de carga
+
|valign=top| 70 ||valign=top width=200| Número de inventario proveniente de préstamo || Las transacciones de préstamo se procesan contra el inventario. Se graba este campo si existe alguna coincidencia bien sea con los items provenientes de la base de datos o con los items provenientes del inventario físico. Si no se localiza el número de inventario entonces se crea un nuevo registro colocando el número de inventario en este campo
 
|-
 
|-
−
| 90 || Código de usuario
+
|valign=top| 80 ||valign=top width=200| Fecha de carga || Fecha en la cual se hizo la correspondencia del item con las transacciones de préstamo
 
|-
 
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−
| 100 || Fecha de devolución
+
|valign=top| 90 ||valign=top width=200| Código de usuario || Código del usuario que tiene el item prestamo
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 +
|valign=top| 100 ||valign=top width=200| Fecha de devolución || Del item prestado
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|valign=top| 110 ||valign=top width=200| Fecha de préstamo || Del item prestado
 
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{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
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−
! ID !! Técnica !! Formato
+
! ID !! Técnica !! Formato !!
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|valign=top|1 ||valign=top| 0 ||valign=top| "TM_"v1||Tipo de material ||
 
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−
| 10 || 0 || "ST_"v10
+
|valign=top| 10 ||valign=top| 0 ||valign=top| "ST_"v10 ||valign=top| Signatura topográfica
 
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−
| 15 || 0 || "TI_"v15
+
|valign=top| 15 ||valign=top| 0 ||valign=top| "TI_"v15 || Título
 
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−
| 20 || 0 || "NC_"v20
+
|valign=top| 20 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NC_"v20 || Número de control
 
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| 30 || 0 || "NIBD_"v30
+
|valign=top| 30 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NIBD_"v30 || Número de inventario cargado desde la base de datos catalografica
 
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| 40 || 0 || "FEBD_"v40
+
|valign=top| 40 ||valign=top| 0 ||valign=top| "FEBD_"v40 || Fecha en la cual se cargo el número de inventario desde la base de datos catalográfica
 
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−
| 50 || 0 || "NIFI_"v50
+
|valign=top| 50 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NIFI_"v50 || Número de inventario cargado desde el inventario físico
 
|-
 
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−
| 60 || 0 || "FEFI_"v60
+
|valign=top| 60 ||valign=top| 0 ||valign=top| "FEFI_"v60 || Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde el inventario físico
 
|-
 
|-
−
| 70 || 0 || "NIPR_"v70
+
|valign=top| 70 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NIPR_"v70 || Número de inventario cargado desde la base de datos de transacciones de préstamo
 
|-
 
|-
−
| 80 || 0 || "FEPR_"v70
+
|valign=top| 80 ||valign=top| 0 ||valign=top| "FEPR_"v70 || Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde la base de datos de transacciones de préstamos
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|-
 +
|valign=top| 30 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NI_"v30 / "NI_"v50 / "NI_"v70  || Para localizar el número de inventario independientemente desde donde ha sido cargado
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|-
 +
|valign=top| 50 ||valign=top|0 ||valign=top|if p(v50) and a(v30) then 'FINBD_'v50 fi ||valign=top|Está en el inventario físico pero no en la base de datos
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|-
 +
|valign=top| 30 ||valign=top|0 ||valign=top|if p(v70) and a(v30) then 'PRNBD_'v70 fi ||valign=top|Está en préstamo pero no en la base de datos
 
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|}
  
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<font color=red>La base de datos debe crearse con la ayuda del módulo de '''Creación de bases de datos''' de ABCD utilizando las estructuras anteriormente mencionadas'''</font>. El proceso se cancelará si no se localiza la base de datos antes mencionada.  
+
==Cargar los items del inventario desde la base de datos catalográfica==
 +
 
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Este proceso carga el inventario desde la base de datos biblo y los pasa a la base de datos de inventario (abcd_inventory)
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Lee todos los registros de la base de datos biblo y por cada ocurrencia del campo repetible de inventario crea un registro en la base de datos de inventario (abcd_inventory)
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Puede tardar varios minutos dependiendo del número de registros de la base de datos biblo y del número de items del inventario.
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Se presenta un enlace para configurar la forma como van ser extraídos los campos de la base de datos catalográfica para crear el registro de inventario. Los campos que se configuran son los siguientes:
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'''Formato para localizar el número de clasificacion''' coloque en este recuadro la pft a aplicar sobre la base de datos catalográfica para colocar el número de clasificación correspondiente al título al cual pertenece el item de inventario
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'''Formato para localizar el número de inventario''' corresponde al formato que se aplicará sobre el registro de la base de datos catalográfica para extraer los números de inventario de los títulos. No se formula como campo repetible, o sea, no debe incluir paréntesis
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'''Formato de extracción del titulo''' formato a aplicar sobre el registro catalográfico para obtener el título al cual corresponde el número de inventario
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'''Formato de extracción del número de control''' formato  aplicar sobre el registro catalográfico para extraer el número de control
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'''Formato para extraer el tipo de registro''' formato a aplicar sobre el registro catalográfico para extraer el tipo de registro correspondiente al título del cual forma parte el item
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'''Formato para extraer la información del item''' formato a aplicar sobre el registro catalográfico para llevarse la información del item que se está extrayendo. Esta información se almacena en el campo 120 de la base de datos abcd_inventory por lo que se recomienda usar subcampos si se desea almacenar más de un campo. Por ejemplo, si está trabajando con un campo repetible con subcampos (v900) para almacenar la información de los items entonces pued colocar '''v900'''. Note que no se incluyen los paréntesis si el caracter de salto de línea.
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  El campo generado con este formato puede tener subcampos por lo que si se quiere transferir información del
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  item selectivamente hay que agregar los subcampos como pre-literales repetibles.
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      Ejm. |^a|v900^q
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  Si el campo no es parte de la información del item, por ejemplo, la fecha de edicion, hay que hacer referencia
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  a la primera ocurrencia del campo correspondiente  ya que con ese valor internamente se
  
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Con esta información se estructura el registro de la base de datos de inventario (abcd_inventory). Se coloca en el campo 40 la fecha del dia.
  
−
==Cargar los items del inventario desde la base de datos catalográfica==
+
== Generar la lista invertida de la base de datos de inventario (abcd_inventory) ==
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Una vez creados todos los items que forman parte de la base de datos catalográfica debe procederse a generar la lista invertida para permitir el proceso de compaginación con el inventario físico y con las transacciones de préstamo
  
−
Este proceso lee la base de datos catalográfica, por rango de MFN y crea un registro de inventario por cada ocurrencia del campo correspondiente a la existencias. Se debe suministrar la FST de extracción de los siguientes datos:
 
  
−
# Signatura topográfica o número de clasificación
+
==Transacciones de préstamo==
−
# Título
 
−
# Número de inventario
 
  
−
Con esta información se crea el registro y se coloca en el campo 40 la fecha del dia
+
En este paso se leen las transacciones de préstamo y se localizan los números de inventario (usando el prefijo NI_). Si se localiza el número de inventario se agregan los campos 70, 80, 90, 100 y 110. Si el registro no se localiza se crea un nuevo registro con los campos 70, 80, 90, 100 y 110
  
 
==Cargar el inventario físico de la colección==
 
==Cargar el inventario físico de la colección==
  
−
La fuente del inventario físico se acepta desde una hoja de cálculo o un archivo txt a razón de un número de inventario por línea. Este número de inventario se intenta localizar en la base de datos (campo 30). Si existe se agrega al registro los campos 50 y 60. Si no existe se crea un registro nuevo con los campos 50 y 60
+
La fuente del inventario físico se acepta desde una hoja de cálculo a razón de un número de inventario por línea. Este número de inventario se intenta localizar en la base de datos (campo 30). Si existe se agrega al registro los campos 50 y 60. Si no existe se crea un registro nuevo con los campos 50 y 60.
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 +
Al iniciar el proceso de presenta una pantalla que permite subir la hoja del inventario físico. Haga clic sobre el botón '''Browse''', seleccione la hoja con el inventario físico y a continuacion haga clic sobre '''Subir archivo'''.
 +
 
 +
Se presentará una ventana con la información del archivo subido. Haga entonces clic en '''Cargar en la base de datos'''.
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 +
Se inicia el proceso de lectura de la hoja del inventario físico y se intenta ubicar cada item en la base de datos '''abcd_inventory''' utilizando la siguiente expresión de búsqueda:
 +
  NI_''inventario_físico''
 +
 
 +
Esto significa que cadá número de inventario proveniente del inventario físico intenta localizarse, bien sea proveniente de la base de datos catalográfica o verificando si ya a sido cargado desde el inventario físico. Esta última búsqueda para evitar que el mismo número de inventario se cargue dos veces desde el físico.
  
−
==Transacciones de préstamo==
+
Si se localiza el registro como proveniente de la base de datos catalográfica se graba el número de inventario en el campo 50 y la fecha de carga en el campo 60. Si el número de inventario proveniente del físico no se localiza entonces se crea un nuevo registro con los campos 50 y 60.
 +
 
 +
Se emite un reporte que posee las siguiente columnas:
 +
    Número de inventario proveniente de la base de datos
 +
    Número de inventario proveniente del inventario físico
 +
    Mfn del registro en el inventario físico
 +
 
 +
Si un número proveniente del inventario físico no está en la base de datos catalográfica solo aparecerá la segunda columna
  
−
En este paso se leen las transacciones de préstamo y se localizan los números de inventario, primero aquellos provenientes del campo 30 y si este no existe entonces se busca desde el campo 60. Si se localiza el número de inventario se agregan los campos 70, 80, 90 y 100. Si el registro no se localiza se crea un nuevo registro con los campos 70, 80, 90 y 100
 
  
 
==Emitir reporte==  
 
==Emitir reporte==  
  
−
En este paso se lee la base de datos de inventario y se reportan los items que:
+
Los reportes pueden configurarse utilizando el módulo de reportes de ABCD
−
 
 
−
# Existan en la colección pero no en el inventario físico y no están prestados
 
−
# Existan en el inventario fisico pero no están registrados en la colección
 
−
# Están prestados pero no están registrados en la colección
 

Latest revision as of 21:22, 6 January 2020

Para activar esta opción incluya el parámetro 

  barcode=Y

en el archivo Dr path.def. Con ello se presentará el ícono Barcode.png en la barra de herramientas del módulo de catalogación para darle acceso al menú correspondiente.

Para tener acceso a esta opción el operador debe ser

  • Administrador del sistema o
  • tener todos los permisos de catalogación sobre la base de datos o
  • tener habilitado el permiso de Procesos de inventario

en la base de datos correspondiente.

Este proceso es una herramienta para apoyar la realización del inventario físico de la coleccion. Consta de los siguientes pasos los cuales deben ejecutarse justo en el orden como aparecen el menú:

Inicializar la base de datos de inventario

Esta opción crea una base de datos denominada abcd_inventory donde se van a almacenar todos los items provenientes de la colección. Esta base de datos se crea en la carpeta bases/abcd_inventory/data/ y contiene los siguiente campos

Etiqueta Contenido
1 Tipo de material Permite clasificar el inventario de acuerdo a parámetros establecidos por el usuario
10 Signatura topográfica Del título al cual pertenece el item
15 Título
20 Número de control Del título al cual pertenece el item
30 Número de inventario extraído desde la base de datos catalográfica Se coloca aquí el número de inventario que posee el item en la base de datos catalográfica
40 Fecha de extracción Fecha en la cual se creó el registro del item extraido en la base de datos catalográfica
50 Número de inventario proveniente del inventario físico Se graba este campo al procesar la hoja con el inventario físico. Si un item del físico no se consigue entonces se crea un registro donde se graba en este campo el número de inventario del item correspondiente
60 Fecha de carga Fecha en la cual se registró el item desde el inventario físico
70 Número de inventario proveniente de préstamo Las transacciones de préstamo se procesan contra el inventario. Se graba este campo si existe alguna coincidencia bien sea con los items provenientes de la base de datos o con los items provenientes del inventario físico. Si no se localiza el número de inventario entonces se crea un nuevo registro colocando el número de inventario en este campo
80 Fecha de carga Fecha en la cual se hizo la correspondencia del item con las transacciones de préstamo
90 Código de usuario Código del usuario que tiene el item prestamo
100 Fecha de devolución Del item prestado
110 Fecha de préstamo Del item prestado

Esta descripción nos ayudará a determinar

  1. Los items que están en la colección pero no existen en el inventario físico
  2. Los items que están en el inventario físico pero no están registrados en la colección
  3. Los items que no están en el inventario físico porque están prestados

A fin de facilitar la carga y localización de los items provenientes de las diferentes fuentes, se crea la siguiente FST:

ID Técnica Formato
1 0 "TM_"v1 Tipo de material
10 0 "ST_"v10 Signatura topográfica
15 0 "TI_"v15 Título
20 0 "NC_"v20 Número de control
30 0 "NIBD_"v30 Número de inventario cargado desde la base de datos catalografica
40 0 "FEBD_"v40 Fecha en la cual se cargo el número de inventario desde la base de datos catalográfica
50 0 "NIFI_"v50 Número de inventario cargado desde el inventario físico
60 0 "FEFI_"v60 Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde el inventario físico
70 0 "NIPR_"v70 Número de inventario cargado desde la base de datos de transacciones de préstamo
80 0 "FEPR_"v70 Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde la base de datos de transacciones de préstamos
30 0 "NI_"v30 / "NI_"v50 / "NI_"v70 Para localizar el número de inventario independientemente desde donde ha sido cargado
50 0 if p(v50) and a(v30) then 'FINBD_'v50 fi Está en el inventario físico pero no en la base de datos
30 0 if p(v70) and a(v30) then 'PRNBD_'v70 fi Está en préstamo pero no en la base de datos

Cargar los items del inventario desde la base de datos catalográfica

Este proceso carga el inventario desde la base de datos biblo y los pasa a la base de datos de inventario (abcd_inventory)

Lee todos los registros de la base de datos biblo y por cada ocurrencia del campo repetible de inventario crea un registro en la base de datos de inventario (abcd_inventory)

Puede tardar varios minutos dependiendo del número de registros de la base de datos biblo y del número de items del inventario.

Se presenta un enlace para configurar la forma como van ser extraídos los campos de la base de datos catalográfica para crear el registro de inventario. Los campos que se configuran son los siguientes:

Formato para localizar el número de clasificacion coloque en este recuadro la pft a aplicar sobre la base de datos catalográfica para colocar el número de clasificación correspondiente al título al cual pertenece el item de inventario

Formato para localizar el número de inventario corresponde al formato que se aplicará sobre el registro de la base de datos catalográfica para extraer los números de inventario de los títulos. No se formula como campo repetible, o sea, no debe incluir paréntesis

Formato de extracción del titulo formato a aplicar sobre el registro catalográfico para obtener el título al cual corresponde el número de inventario

Formato de extracción del número de control formato aplicar sobre el registro catalográfico para extraer el número de control

Formato para extraer el tipo de registro formato a aplicar sobre el registro catalográfico para extraer el tipo de registro correspondiente al título del cual forma parte el item

Formato para extraer la información del item formato a aplicar sobre el registro catalográfico para llevarse la información del item que se está extrayendo. Esta información se almacena en el campo 120 de la base de datos abcd_inventory por lo que se recomienda usar subcampos si se desea almacenar más de un campo. Por ejemplo, si está trabajando con un campo repetible con subcampos (v900) para almacenar la información de los items entonces pued colocar v900. Note que no se incluyen los paréntesis si el caracter de salto de línea. 

  El campo generado con este formato puede tener subcampos por lo que si se quiere transferir información del
  item selectivamente hay que agregar los subcampos como pre-literales repetibles. 
      Ejm. |^a|v900^q
  Si el campo no es parte de la información del item, por ejemplo, la fecha de edicion, hay que hacer referencia 
  a la primera ocurrencia del campo correspondiente  ya que con ese valor internamente se

Con esta información se estructura el registro de la base de datos de inventario (abcd_inventory). Se coloca en el campo 40 la fecha del dia.

Generar la lista invertida de la base de datos de inventario (abcd_inventory)

Una vez creados todos los items que forman parte de la base de datos catalográfica debe procederse a generar la lista invertida para permitir el proceso de compaginación con el inventario físico y con las transacciones de préstamo


Transacciones de préstamo

En este paso se leen las transacciones de préstamo y se localizan los números de inventario (usando el prefijo NI_). Si se localiza el número de inventario se agregan los campos 70, 80, 90, 100 y 110. Si el registro no se localiza se crea un nuevo registro con los campos 70, 80, 90, 100 y 110

Cargar el inventario físico de la colección

La fuente del inventario físico se acepta desde una hoja de cálculo a razón de un número de inventario por línea. Este número de inventario se intenta localizar en la base de datos (campo 30). Si existe se agrega al registro los campos 50 y 60. Si no existe se crea un registro nuevo con los campos 50 y 60.

Al iniciar el proceso de presenta una pantalla que permite subir la hoja del inventario físico. Haga clic sobre el botón Browse, seleccione la hoja con el inventario físico y a continuacion haga clic sobre Subir archivo.

Se presentará una ventana con la información del archivo subido. Haga entonces clic en Cargar en la base de datos.

Se inicia el proceso de lectura de la hoja del inventario físico y se intenta ubicar cada item en la base de datos abcd_inventory utilizando la siguiente expresión de búsqueda: 

  NI_inventario_físico

Esto significa que cadá número de inventario proveniente del inventario físico intenta localizarse, bien sea proveniente de la base de datos catalográfica o verificando si ya a sido cargado desde el inventario físico. Esta última búsqueda para evitar que el mismo número de inventario se cargue dos veces desde el físico.

Si se localiza el registro como proveniente de la base de datos catalográfica se graba el número de inventario en el campo 50 y la fecha de carga en el campo 60. Si el número de inventario proveniente del físico no se localiza entonces se crea un nuevo registro con los campos 50 y 60.

Se emite un reporte que posee las siguiente columnas: 

   Número de inventario proveniente de la base de datos
   Número de inventario proveniente del inventario físico
   Mfn del registro en el inventario físico

Si un número proveniente del inventario físico no está en la base de datos catalográfica solo aparecerá la segunda columna


Emitir reporte

Los reportes pueden configurarse utilizando el módulo de reportes de ABCD

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