Difference between revisions of "Inventory"
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| − | | | + | |valign=top| 40 ||valign=top width=200| Fecha de extracción || Fecha en la cual se creó el registro del item extraido en la base de datos catalográfica |
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| − | | | + | |valign=top| 50 ||valign=top width=200| Número de inventario proveniente del inventario físico || Se graba este campo al procesar la hoja con el inventario físico. Si un item del físico no se consigue entonces se crea un registro donde se graba en este campo el número de inventario del item correspondiente |
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| − | | | + | |valign=top| 60 ||valign=top width=200| Fecha de carga || Fecha en la cual se registró el item desde el inventario físico |
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| − | | | + | |valign=top| 70 ||valign=top width=200| Número de inventario proveniente de préstamo || Las transacciones de préstamo se procesan contra el inventario. Se graba este campo si existe alguna coincidencia bien sea con los items provenientes de la base de datos o con los items provenientes del inventario físico. Si no se localiza el número de inventario entonces se crea un nuevo registro colocando el número de inventario en este campo |
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| − | | | + | |valign=top| 80 ||valign=top width=200| Fecha de carga || Fecha en la cual se hizo la correspondencia del item con las transacciones de préstamo |
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| − | | 100 || Fecha de devolución | + | |valign=top| 90 ||valign=top width=200| Código de usuario || Código del usuario que tiene el item prestamo |
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| + | |valign=top| 100 ||valign=top width=200| Fecha de devolución || Del item prestado | ||
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| − | ! ID !! Técnica !! Formato | + | ! ID !! Técnica !! Formato !! |
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| − | | | + | |valign=top|1 ||valign=top| 0 ||valign=top| "TM_"v1||Tipo de material || |
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| − | | | + | |valign=top| 10 ||valign=top| 0 ||valign=top| "ST_"v10 ||valign=top| Signatura topográfica |
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| − | | | + | |valign=top| 15 ||valign=top| 0 ||valign=top| "TI_"v15 || Título |
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| − | | | + | |valign=top| 20 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NC_"v20 || Número de control |
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| − | | | + | |valign=top| 30 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NIBD_"v30 || Número de inventario cargado desde la base de datos catalografica |
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| − | | | + | |valign=top| 40 ||valign=top| 0 ||valign=top| "FEBD_"v40 || Fecha en la cual se cargo el número de inventario desde la base de datos catalográfica |
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| − | | | + | |valign=top| 50 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NIFI_"v50 || Número de inventario cargado desde el inventario físico |
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| − | | | + | |valign=top| 60 ||valign=top| 0 ||valign=top| "FEFI_"v60 || Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde el inventario físico |
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| − | | 80 || 0 || "FEPR_"v70 | + | |valign=top| 70 ||valign=top| 0 ||valign=top| "NIPR_"v70 || Número de inventario cargado desde la base de datos de transacciones de préstamo |
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| + | |valign=top| 80 ||valign=top| 0 ||valign=top| "FEPR_"v70 || Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde la base de datos de transacciones de préstamos | ||
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| + | |valign=top| 50 ||valign=top|0 ||valign=top|if p(v50) and a(v30) then 'FINBD_'v50 fi ||valign=top|Está en el inventario físico pero no en la base de datos | ||
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| − | <font color=red>La base de datos debe crearse con la ayuda del módulo de '''Creación de bases de datos''' de ABCD utilizando las estructuras anteriormente mencionadas'''</font>. El proceso se cancelará si no se localiza la base de datos antes mencionada. | + | <font color=red>La base de datos debe crearse con la ayuda del módulo de '''Creación de bases de datos''' de ABCD utilizando las estructuras anteriormente mencionadas'''</font>. El proceso se cancelará si no se localiza la base de datos antes mencionada. |
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==Cargar los items del inventario desde la base de datos catalográfica== | ==Cargar los items del inventario desde la base de datos catalográfica== | ||
Revision as of 16:44, 28 June 2016
Para activar esta opción incluya el parámetro
barcode=Y
en el archivo Dr path.def. Con ello se presentará el ícono Archivo:Barcode.png en la barra de herramientas del módulo de catalogación para darle acceso al menú correspondiente.
Para tener acceso a esta opción el operador debe ser
- Administrador del sistema o
- tener todos los permisos de catalogación sobre la base de datos o
- tener habilitado el permiso de Procesos de inventario
en la base de datos correspondiente.
Este proceso es una herramienta para apoyar la realización del inventario físico de la coleccion. Consta de los siguientes pasos:
Contents
Inicializar la base de datos de inventario
Esta opción crea una base de datos denominada abcd_inventory donde se van a almacenar todos los items provenientes de la colección. Esta base de datos se crea en la carpeta bases/abcd_inventory/data/ y contiene los siguiente campos
| Etiqueta | Contenido | |
|---|---|---|
| 1 | Tipo de material | Permite clasificar el inventario de acuerdo a parámetros establecidos por el usuario |
| 10 | Signatura topográfica | Del título al cual pertenece el item |
| 15 | Título | |
| 20 | Número de control | Del título al cual pertenece el item |
| 30 | Número de inventario extraído desde la base de datos catalográfica | Se coloca aquí el número de inventario que posee el item en la base de datos catalográfica |
| 40 | Fecha de extracción | Fecha en la cual se creó el registro del item extraido en la base de datos catalográfica |
| 50 | Número de inventario proveniente del inventario físico | Se graba este campo al procesar la hoja con el inventario físico. Si un item del físico no se consigue entonces se crea un registro donde se graba en este campo el número de inventario del item correspondiente |
| 60 | Fecha de carga | Fecha en la cual se registró el item desde el inventario físico |
| 70 | Número de inventario proveniente de préstamo | Las transacciones de préstamo se procesan contra el inventario. Se graba este campo si existe alguna coincidencia bien sea con los items provenientes de la base de datos o con los items provenientes del inventario físico. Si no se localiza el número de inventario entonces se crea un nuevo registro colocando el número de inventario en este campo |
| 80 | Fecha de carga | Fecha en la cual se hizo la correspondencia del item con las transacciones de préstamo |
| 90 | Código de usuario | Código del usuario que tiene el item prestamo |
| 100 | Fecha de devolución | Del item prestado |
Esta descripción nos ayudará a determinar
- Los items que están en la colección pero no existen en el inventario físico
- Los items que están en el inventario físico pero no están registrados en la colección
- Los items que no están en el inventario físico porque están prestados
A fin de facilitar la carga y localización de los items provenientes de las diferentes fuentes, se crea la siguiente FST:
| ID | Técnica | Formato | ||
|---|---|---|---|---|
| 1 | 0 | "TM_"v1 | Tipo de material | |
| 10 | 0 | "ST_"v10 | Signatura topográfica | |
| 15 | 0 | "TI_"v15 | Título | |
| 20 | 0 | "NC_"v20 | Número de control | |
| 30 | 0 | "NIBD_"v30 | Número de inventario cargado desde la base de datos catalografica | |
| 40 | 0 | "FEBD_"v40 | Fecha en la cual se cargo el número de inventario desde la base de datos catalográfica | |
| 50 | 0 | "NIFI_"v50 | Número de inventario cargado desde el inventario físico | |
| 60 | 0 | "FEFI_"v60 | Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde el inventario físico | |
| 70 | 0 | "NIPR_"v70 | Número de inventario cargado desde la base de datos de transacciones de préstamo | |
| 80 | 0 | "FEPR_"v70 | Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde la base de datos de transacciones de préstamos | |
| 50 | 0 | if p(v50) and a(v30) then 'FINBD_'v50 fi | Está en el inventario físico pero no en la base de datos | |
| 30 | 0 | if p(v70) and a(v30) then 'PRNBD_'v70 fi | Está en préstamo pero no en la base de datos |
La base de datos debe crearse con la ayuda del módulo de Creación de bases de datos de ABCD utilizando las estructuras anteriormente mencionadas. El proceso se cancelará si no se localiza la base de datos antes mencionada.
Cargar los items del inventario desde la base de datos catalográfica
Este proceso lee la base de datos catalográfica, por rango de MFN y crea un registro de inventario por cada ocurrencia del campo correspondiente a la existencias. Se debe suministrar la FST de extracción de los siguientes datos:
- Signatura topográfica o número de clasificación
- Título
- Número de inventario
Con esta información se crea el registro y se coloca en el campo 40 la fecha del dia
Cargar el inventario físico de la colección
La fuente del inventario físico se acepta desde una hoja de cálculo o un archivo txt a razón de un número de inventario por línea. Este número de inventario se intenta localizar en la base de datos (campo 30). Si existe se agrega al registro los campos 50 y 60. Si no existe se crea un registro nuevo con los campos 50 y 60
Transacciones de préstamo
En este paso se leen las transacciones de préstamo y se localizan los números de inventario, primero aquellos provenientes del campo 30 y si este no existe entonces se busca desde el campo 60. Si se localiza el número de inventario se agregan los campos 70, 80, 90 y 100. Si el registro no se localiza se crea un nuevo registro con los campos 70, 80, 90 y 100
Emitir reporte
En este paso se lee la base de datos de inventario y se reportan los items que:
- Existan en la colección pero no en el inventario físico y no están prestados
- Existan en el inventario fisico pero no están registrados en la colección
- Están prestados pero no están registrados en la colección
