Gestión del inventario de la colección

Existen dos modalidades para almacenar el inventario de la colección:

Utilizar una base de datos de inventario (copies) para mantener el inventario de la colección

La base de datos copies (copias) es una base de datos interna de ABCD cuyo objetivo es almacenar la descripción de las copias pertenecientes a los registros catalográficos de la colección. Si existen varias bases de datos bibliográficas, existirá una sola base de datos de copias con el inventario general de todas las bases de datos. Cada copia es un registro independiente relacionado con el registro catalográfico a través del nombre de la base de datos catalográfica y el número de control.

A fin de garantizar la compatibilidad con los usuarios de EmpWeb (Sistema de préstamos avanzado), se define la base de datos de objetos de préstamo (loanobjects) que agrupa, para cada registro catalográfico, las copias que están habilitadas para el sistema de circulación y préstamos. Entonces, en loanobjects existirá un único registro con un campo repetible que representa las copias disponibles para préstamo. En forma esquemática esta relación se describe como:

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Para vincular una base de datos catalográfica con la base de datos de copias use la opción

   Base de datos -> Utilitarios -> Relacionar esta BD con la base de datos de copias

Llevar el inventario de la colección en un campo repetible del registro catalográfico

En este caso no se usa la base de datos copies para el inventario de la colección sino que en cada registro catalográfico se define un campo repetible con la información correspondiente las copias. En este caso, como el canpo de inventario es repetible existe un máximo impuesto por el CISIS para la cantidad de ocurrencias que se puede manejar (aproximadamente 150). Por ello, si un objeto puede tener muchas copias es más seguro utilizar el detalle del inventario a través de la base de datos copies