Asociar documentos digitales a los registros

Los documentos digitales asociados a registros deben estar alojados en el servidor bajo una estructura que garantice tanto su acceso y presentación en los procesos de recuperación de información, como su portabilidad.

Desde el punto de vista de la recuperación de información, el acceso a los documentos digitales se realiza a través de una URL, la cual debe contener la identificación del servidor donde se encuentran alojados los documentos más la ruta a la carpeta del servidor donde se encuentran guardados. En este URL podemos distinguir tres componentes:

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La ruta relativa corresponde a la ubicación del recurso en el servidor. Esta ruta puede cambiar dependiendo de la instalación realizada en cada servidor.

La ruta absoluta corresponde a la instalación del recurso dentro de ABCD, de tal manera que los recursos asignados puedan ser localizados independientemente de la forma como esté instalado el sistema en el servidor, lo cual hace al sistema portable.

El nombre del archivo identifica plenamente al recurso digital. Se recomienda utilizarlo en minúsculas, sin espacios, acentos o caracteres especiales a fin de asegurar su transportabilidad entre diferentes sistemas operativos.

El almacenamiento de los documentos digitales puede realizarse:

1. En una carpeta colocada en la raíz del servidor: directorio htdocs (linux - apache) o wwwroot (windows - IIS)#En una carpeta colocada fuera de la raíz del servidor

El acceso via http a los documentos digirales variará, de acuerdo al lugar elegido para el almacenamiento de los mismos:

Almacenamiento de los documentos digitales en la raíz del servidor

Al estar en la raíz del servidor, los documentos digitales pueden ser referidos directamente a través del protocolo http, suministrando la dirección donde se encuentran localizados. En este caso, se debe crear una carpeta (ejm. bases) en la raíz del servidor (/abcd/www/htdocs en la instalación estándard de ABCD), y a partir de esa carpeta crear una estructura de sub-carpetas de forma de alojar organizadamente todos los documentos digitales de las bases de datos:

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valing=top| En el archivo de configuracion del Apache (/ABCD/apache2.2/conf/httpd.conf), en la instalación típica de ABCD, se establece que la raíz del servidor se encuentra bajo la ruta /ABCD/www/htdocs, por lo tanto, al escribir: http://localhost:9090 apuntamos directamente a esa carpeta. Si para colocar nuestros documentos digitales abrimos una carpeta, por ejemplo bases en la raíz del servidor , podemos direccionar los archivos digitales ahí contenidos, en la forma: http://localhost:9090/bases/imagen.png. Para darle una mejor organización al almacenamiento de los objetos digitales, podemos subdividir la carpeta bases, creando una subcarpeta para cada base de datos (por ejemplo: biblo), y al interior de esta última podemos crear subcarpetas por tipo de recurso, o cualquier otra clasificación que nos ayude a organizar nuestros documentos. Al estructurar el almacenamiento de los documentos digitales hay que tomar en cuenta que mientras más archivos existan en una carpeta, mayor será el tiempo necesario para recuperar un archivo en particular para presentarlo en la página. Por ello, si nuestra base de datos va a tener asociados muchos documentos digitales conviene estructurar las subcarpetas, por ejemplo, por el último dígito del MFN, para asegurarnos una distribución racional y equitativa de todos los archivos digitales