Modalidades para el manejo del inventario de la colección

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Existen dos modalidades para el manejo del inventario de una colección:

  1. Mantener las copias de los objetos al interior del registro catalográfico
  2. Mantener las copias de los objetos en una base de datos separada del registro catalográfico

Mantener las copias de los objetos al interior del registro catalográfico

Esta modalidad de manejo de inventario se recomienda cuando los objetos tienen pocas copias y no se requiere un manejo exhaustivo de las mismas. Esto es motivado a la limitación propia del CDS/Isis en relación con las ocurrencias de un campo repetible, ya que las copias del objeto se definirán como un campo repetible con subcampos donde cada ocurrencia representa una copia.

Para ello en la FDT de la base de datos catalográfica se requiere crear un campo con las siguientes características:

Estructurafdt101.png

La estructura mostrada en el ejemplo producirá la siguiente salida en la hoja de entrada del registro:

width=600px

Los subcampos a definir en la estructura pueden variar según las necesidades de cada instalación, pero es obligatorio mantener el número de inventario (^n) ya que este valor se usa posteriormente en el sistema de préstamos. Igualmente, si la politica de préstamos maneja modalidades de acuerdo al tipo de objeto o copia que se esté prestando, hay que definir un subcampo que defina el tipo de objeto para luego utilizarlo al definir la política de préstamos.

Para información del uso de esta modalidad de manejo de inventario en relación con el sistema de préstamos vea:

Préstamos sin la base de datos de copias

Configurar el sistema de préstamos sin la base de datos de copias

Para una demostración del manejo de ABCD con las copias integradas al registro catalográfico vea:http://abcdwiki.net y del menú identificado con: Carpetas con bases de datos seleccione Demo ABCD sin copias


Mantener las copias de los objetos en una base de datos separada del registro catalográfico

Para estos efectos ABCD provee una base de datos llamada copies donde cada registro representa una copia del objeto:

Integrado 1.png

Lo cual a nivel de base de datos se visualiza de la siguiente manera:

Integrado 2.png

El campo de relación entre el registro catalográfico y sus copias se denomina Número de Control y debe poseer un valor único para cada registro de la base de datos catalográfica. En la base de datos de copias, todos los registros con un mismo número de control estarán relacionados con el registro catalográfico correspondiente